Workflow anhand eines Montageberichtes
Der Montagebericht wird aus der Warenwirtschaft, Excel, Word etc. erzeugt und in einen Ordner des Dokumentenmanagements gedruckt. Das Programm holt das Dokument automatisch ab und ordnet es dem entsprechenden Servicetechniker zu.
Durch das Formularerkennungsmodul wird der Workflow automatisch gestartet. Es lassen sich unterschiedliche Abläufe einrichten und steuern.
Ihr Servicetechniker meldet sich von unterwegs aus über ein Tablet oder Ipad im Webclient an, um seine Serviceaufträge abzurufen.
Die Anmeldung erfolgt über den Browser und wird personenbezogen freigeschaltet. Es dürfen sich nur authorisierte Personen über den Client anmelden.
Das Formular wird automatisch ausgelesen und Felder wie Postleitzahl oder Straße können vom Techniker selektiert werden, so dass er seine eigene Tour planen kann. Ein Klick auf die Spalte genügt und die Daten werden nach Zahlen bzw. Buchstaben sortiert.
Der Techniker sieht über den Webclient seine zu bearbeitenden Aufträge und ruft sich diese über das Menü. Durch einen Klick auf den jeweiligen Servicebericht wird das Dokument geöffnet und kann nun ausgefüllt werden.
Beim Kunden vor Ort werden alle Informationen über das Tablet direkt in den Montagebericht eingetragen. Die Eintragungen können direkt überprüft und anschließend auf dem Tablet direkt vom Kunden unterschrieben werden. Der ausgefüllte Montagebericht kann per E-Mail direkt an den Kunden weitergeleitet werden.
Sobald alles abgeschlossen ist, muss Ihr Techniker nur noch den Servicebericht auf erledigt setzen und sieht dann, wie in unserem Beispiel, nur noch 3 Aufträge. Der unterschriebene Montagebericht wird per Email geschickt und vom System automatisch zur Berechnung eingetragen.
Zum Abschluß landen alle fertigen Serviceaufträge in dem Status zu berechnen und werden nach erfolgreicher Rechnungsstellung auf erledigt gesetzt. Dies kann auch über eine Massenklazifizierung erfolgen.
Fazit:
Durch den komplett gestalteten Workflow werden keine Dokumente in Papierform mehr benötigt. Durch die Verwendung von angepasster Software können Prozesse effizienter und schneller abgearbeitet werden, was insbesondere für kleinere Unternehmen einen immensen Vorteil bedeutet. Sollten Sie bei der Digitalisierung Unterstützung von uns benötigen, so sprechen Sie uns gerne an. Wir vereinbaren gerne einen Termin bei Ihnen vor Ort, um die Software zu präsentieren. Wir analysieren die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten. Nach Erstellung eines Angebotes können Sie entscheiden, ob wir Sie bei Ihrem Digitalisierungsprozess unterstützen dürfen.